Tratamento Documental

O tratamento da documentação

Desde que chegam à Biblioteca da escola e até que são

disponibilizados aos alunos, os livros/documentos deverão sempre ser

submetidos a operações específicas. Essas operações, por mais que

se quisesse simplificá-las ou suprimi-las, terão de ser realizadas, sob

pena de os livros/documentos ficarem arrumados nas prateleiras e não

terem qualquer utilidade para quem os queira consultar.

O tratamento dos documentos consiste num conjunto de

operações técnicas que irão permitir a sua colocação em estantes

para uma posterior localização e fácil identificação pelos seus

utilizadores. Ele comporta um percurso que o livro segue, desde que

entra na Biblioteca até que é colocado numa estante e requisitado pelo

seu utilizador.

Essa tarefa exige conhecimentos e experiência e, nem sempre

agradável de fazer. No entanto, é indispensável para que a Biblioteca

funcione e cumpra os objectivos para que foi instituída.

O “percurso” dos documentos

O tratamento de documentos na Biblioteca Escolar integra a

realização de operações como: carimbagem, registo, classificação,

catalogação, cotação e etiquetagem dos mesmos livros/documentos.

1. Carimbagem

Todo o documento que dá entrada no CDI, qualquer que seja a sua

natureza, deve ser carimbado. Deverão existir dois carimbos, de

tamanhos diferentes, para utilização específica :

a) Um carimbo grande que deve conter a sigla da escola (ou

instituição), um espaço para o registo do número de entrada do

documento, e um espaço para a cota (termo a ser explicado

mais adiante). Este carimbo deverá ser colocado na página de

rosto em local bem visível. Sempre que a página seja ilustrada,

o carimbo deverá ser colocado na página imediatamente

anterior ou seguinte, evitando a carimbagem sobre ilustrações.

Exemplo:

b) Um carimbo mais pequeno, apenas com a sigla da escola (ou

instituição), para ser usado na última página do texto e numa ou mais

páginas convencionais, por exemplo, na página 15 ou nas páginas 15,

115, 215, 315, etc… ( isto é, só numa página predefinida, ou a partir

desta, de cem em cem páginas). A primeira página predefinida não

deverá ser muito alta tendo em conta que existem documentos com

poucas páginas.

2. O Registo

Após ser carimbado, todo o documento deve ser registado com uma

numeração sequencial de ordem de entrada.

O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo

inventariar todo o tipo de documentos que constituem o fundo

documental de uma Biblioteca.

3. A Classificação

A classificação é um procedimento que consiste em dispor os

documentos obedecendo a uma linguagem de classificação

previamente estabelecida.

Entre nós é a CDU, Classificação Decimal Universal – Tabela de

Autoridade que possibilita que, a partir desse catálogo, os documentos

possam ser facilmente localizáveis nas estantes de uma prateleira da

Biblioteca.

4. A Catalogação

Define-se a catalogação como a operação que consiste na descrição

dos dados bibliográficos associados a um documento (descrição física

deste), num suporte – ficha - com a finalidade de o identificar para

posterior recuperação.

A metodologia a seguir, com base nas Regras Portuguesas de

Catalogação – RPC – pressupõe o seguimento rigoroso dos princípios

e critérios por elas estabelecidos e o conhecimento das Fontes deInformação donde se retiram os elementos de descrição bibliográfica.

A catalogação de um documento é feita uma única vez, dando origem

à chamada ficha de base ou matriz.

5. A Cotação

A cota é o código que facilita a localização dum documento para

além de estabelecer uma ligação entre os dados relativos ao

documento (descritos na ficha bibliográfica) e o documento arrumado

na estante.

6. A Etiquetagem

Tal como o nome indica, é a aposição, no fundo da lombada do

documento, de uma etiqueta que tem de conter a cota respectiva para

arrumação do documento e a sua posterior recuperação nas estantes

da Biblioteca.

7. A Arrumação

Depois de todo o tratamento do documento este deverá ser arrumado

em local próprio, consoante o seu tipo, seguindo um critério temático

de acordo com a indexação e com a organização do espaço físico da

Biblioteca.

Para o documento ser arrumado deve ter tido o tratamento técnico

acima descrito : carimbagem, registo, catalogação, classificação,

indexação e cotação.

Como a atribuição da cota se baseou na notação C.D.U.(Classificação

Universal Decimal – Tabela de Autoridade), os documentos irão,

então, ser arrumados por assuntos.

A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

As classificações estruturadas de documentos têm o mérito ( de

grande utilidade para o leitor) de organizarem por conjuntos os

documentos por temas afins e permitir a sua fácil e atempada

recuperação nas estantes a partir de um assunto principal.

Os elementos necessários para a classificação vão variar com o

tipo de documentos em causa – material livro, e não-livro. Tais

elementos deverão ser destacados de onde quer que se encontrem:

dos próprios documentos a classificar (capas, rostos, páginas…), e

acerca dos próprios documentos (enciclopédias, dicionários,

bibliografia diversa…).

Optando-se, assim, por uma Biblioteca de acesso livre, haverá

toda a vantagem em recorrer a um processo de ordenação por

assuntos e matérias, de modo que todas as obras de conteúdos afins

se organizarem umas juntas das outras, permitindo ao utente/leitor

uma maior facilidade na detecção de fontes para a investigação a

realizar.

Uma grande vantagem se torna adoptar na Biblioteca Escolar, a

C.D.U. (Classificação Universal Decimal – Tabela de Autoridade),

porque, além de permitir ao aluno adquirir experiência que lhe vai ser

útil no recurso a outras bibliotecas, este modelo de sistematização

apresenta-se como um processo generalizado, que dá todas as

garantias de sucesso.

O QUE É A CDU?

A Classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema

internacional de classificação de documentos.

Baseia-se no conceito de que todo o conhecimento pode ser

dividido em 10 classes principais, e estas podem ser infinitamente

divididas numa hierarquia decimal.

É o esquema de classificação utilizado em grande parte das

bibliotecas, enquadrado numa divisão física por áreas departamentais

(Engenharias Alimentar, Civil, Mecânica e Electrónica) e por áreas

comuns (Informática, Metodologia, Ciências Sociais e Matemática). As

principais divisões da CDU são:

0 – Generalidades. Informação. Organização.

1 – Filosofia. Psicologia. Lógica. Moral.

2 – Religião. Teologia.

3 – Ciências Sociais. Economia. Direito. Política. Assistência

Social. Educação.

4 – Classe que deixou de estar atribuída.

5 – Ciências Puras. Matemática. Ciências Naturais.

6 – Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia.

7 – Arte. Belas-Artes. Recreação. Diversões. Desportos.

8 – Linguagem. Linguística. Literatura.

9 – Arqueologia. Geografia. Biografia. História.

Os documentos são classificados de acordo com o assunto

principal que determina a cota que lhes é colocada na lombada e são

arrumados na estante com o número de classe atribuído.

Caso existam poucos livros para justificar a atribuição de uma

estante a essa classe, estes são colocados na estante com a

classificação decimal hierarquicamente superior, existente na

Biblioteca.

Exemplo:

550.34 Sismologia

como existem poucos exemplares com esta classificação, poderão

ficar arrumados em:

55 Geologia Se tomarmos uma classe principal, por exemplo, 6 Ciências

Aplicadas. Medicina. Tecnologia. podemos ver como se subdivide:

61 Ciências Médicas.

62 Engenharia. Tecnologia em Geral.

63 Agricultura. Silvicultura. Agronomia. Zootecnia.

64 Ciência Doméstica. Economia Doméstica.

65 Organização e Administração da Indústria, do Comércio e dos

Transportes.

66 Tecnologia Química. Indústrias Químicas.

67 Indústrias e Ofícios Diversos.

68 Indústrias, Artes e Ofícios de Artigos Acabados.

69 Construção Civil. Materiais de Construção. Prática e Processos de

Construção.

A subclasse 62 Engenharia. subdivide-se por sua vez em:

620 Engenharia em Geral. Testes dos Materiais. Energia.

621 Engenharia Mecânica.

622 Engenharia de Minas.

623 Engenharia Naval e Militar.

624 Engenharia Civil e Estruturas em Geral. Infra-estruturas.

Fundações. Construção de Túneis e de Pontes. Superestruturas.

Por exemplo 624 Engenharia Civil divide-se em áreas diferentes que

podem por sua vez ser divididas novamente em áreas ainda mais

especializadas:

624.01 Estruturas e elementos estruturais segundo o

material e o processo de construção.

624.011 Estruturas e materiais de origem orgânica.

624.012 Estruturas de alvenaria.

624.012.45 Estruturas de betão armado.

624.1 Infra-estruturas das construções. Fundações. Construção

de túneis.

624.2/.8 Construção de pontes……….etc.

e assim infinitamente…

Regras Portuguesas de Catalogação

A história da catalogação

Por José Carlos Sottomayor

Na acepção da biblioteconomia,

catalogar um documento significa, fazer

a sua descrição e definir os elementos

necessários e suficientes para a

correcta identificação.

Olhando para a história da

catalogação, podemos dizer que os

catálogos tiveram as suas raízes na Antiguidade. No século XIII em

diferentes mosteiros aparecem catálogos manuscritos dos seus

acervos. Com a rápida evolução na produção dos impressos depois da

invenção de Guttenberg, as bibliotecas cresciam mais depressa e

precisavam de uma organização mais cuidada. Em 1545 o bibliógrafo

e naturalista suíço Konrad Gesner publicou uma bibliografia

organizada alfabeticamente por autores, a qual foi acrescentada 3

anos depois, de um índice de assunto. Este autor pretendeu citar

todas as obras impressas publicadas no mundo. Andrew Maunsell,

livreiro inglês, em 1695 determinou os elementos básicos para a

descrição bibliográfica. A primeira tentativa de elaboração de um

código nacional de catalogação, em que as referências seriam

organizadas em fichas, foi da responsabilidade do governo francês em

1791, o qual publicou as instruções para a organização das

bibliotecas. A primeira sistematização de um moderno corpo de regras

de catalogação foi elaborado em 1840 pelo bibliotecário Anthony

Panizzi, em conjunto com os seus colaboradores do “British Museum”.

Em Portugal

Em Portugal, a primeira tentativa

de estabelecer regras de catalogação

aconteceu em 1819 pelo bibliotecário da

Real Livraria do Convento de Mafra, Frei

João de Santa Ana. O então Chefe da

Divisão dos Serviços Técnicos da

Biblioteca Nacional, Raul Proença, levou a efeito o maior trabalho de

sistematização de umas regras de catalogação portuguesas, as quais

eram constituídas por 840 regras, publicadas em folhas individuais.

Esta corpo de normas teve em consideração as regras publicadas em

1908 pela “American Library Association”, as alemãs “Instruktion” e as

espanholas “Instrucciones”. Raul Proença não teve oportunidade de

completar este trabalho. A publicação dos princípios de catalogação

adoptados na conferência de Paris em 1961 e de outros documentos

internacionais que foram tidos em consideração, levaram em 1972 a

ser elaborado o “Anteprojecto das Regras Portuguesas de

Catalogação”, a que se seguiu em 1975 a edição policopiada do:

“Projecto das Regras Portuguesas de Catalogação”.

Para a redacção do Anteprojecto e do Projecto colaboraram os mais

ilustres bibliotecários portugueses, sendo o trabalho coordenado pelo

distinto e esclarecido Dr. Armando Nobre de Gusmão. Por despachos

em 1982, do então Ministro da Cultura, foi determinada a publicação

das “Regras Portuguesas de Catalogação”e designados para a sua

realização os bibliotecários Armando Nobre de Gusmão, Fernanda

Maria Guedes de Campos e o autor deste artigo. Finalmente em Maio

de 1984 foi publicado o volume das “Regras Portuguesas de

Catalogação”. Havia a intenção, conforme expresso no final do

“Preâmbulo” das Regras, de publicar mais dois volumes. As RPC

estão estruturadas de harmonia com o Anteprojecto e com o Projecto.

Foram tidas em consideração as normas ISBD publicadas pela IFLA

sobre a descrição de monografias e das publicações em série.

O condicionalismo das RPC à estrutura dos anteriores

Anteprojecto e Projecto revelou na sua redacção a vinculação à forma

de catálogos em fichas, o qual se veio a revelar desajustada, passado

poucos anos, face aos formatos normalizados legíveis por sistemas de

gestão informática de biblioteca e, em especial, do formato

bibliográfico Unimarc adoptado em Portugal. Expurgadas desses

aspectos, as RPC continuaram a desempenhar um papel muito

importante para todos os técnicos que necessitam de tratar do ponto

de vista catalográfico os documentos.

O constante aparecimento de novos suportes de documentos,

como por exemplo os documentos electrónicos de acesso remoto,

levou a IFLA a elaborar novas ISBDs e a encetar um processo de

revisão das já existente. Num diálogo constante com a Dra. Fernanda

Maria Campos, foi decidido que eu podia proceder à tradução para

português da ISBD(M), revisão de 2002, e da ISBD(G), revisão de

2004. Estas traduções foram aprovadas pela IFLA e editadas no

primeiro semestre de 2005. A revisão da ISBD(M), a substituição da

ISBD(S) pela ISBD(CR) e a publicação da actualização de 2004 das

“Anglo-American Cataloguing Rules”, 2 edição, revisão de 2002,

mostraram que se tornava necessário proceder a uma alteração da

forma e do conteúdo das Regras Portuguesas de Catalogação.