O tratamento da documentação

Desde que chegam à Biblioteca da escola e até que são disponibilizados aos alunos, os livros/documentos deverão sempre ser submetidos a operações específicas. Essas operações, por mais que se quisesse simplificá-las ou suprimi-las, terão de ser realizadas, sob pena de os livros/documentos ficarem arrumados nas prateleiras e não terem qualquer utilidade para quem os queira consultar.

O tratamento dos documentos consiste num conjunto de operações técnicas que irão permitir a sua colocação em estantes para uma posterior localização e fácil identificação pelos seus utilizadores. Ele comporta um percurso que o livro segue, desde que entra na Biblioteca até que é colocado numa estante e requisitado pelo seu utilizador.

Essa tarefa exige conhecimentos e experiência e, nem sempre agradável de fazer. No entanto, é indispensável para que a Biblioteca funcione e cumpra os objectivos para que foi instituída.

O “percurso” dos documentos

O tratamento de documentos na Biblioteca Escolar integra a realização de operações como: carimbagem, registo, classificação, catalogação, cotação e etiquetagem dos mesmos livros/documentos.

1. Carimbagem

Todo o documento que dá entrada na Biblioteca, qualquer que seja a sua natureza, deve ser carimbado. Deverão existir dois carimbos, de tamanhos diferentes, para utilização específica :

a) Um carimbo grande que deve conter a sigla da escola (ou instituição), um espaço para o registo do número de entrada do documento, e um espaço para a cota (termo a ser explicado mais adiante). Este carimbo deverá ser colocado na página de rosto em local bem visível. Sempre que a página seja ilustrada, o carimbo deverá ser colocado na página imediatamente anterior ou seguinte, evitando a carimbagem sobre ilustrações.

Exemplo:

b) Um carimbo mais pequeno, apenas com a sigla da escola (ou instituição), para ser usado na última página do texto e numa ou mais páginas convencionais, por exemplo, na página 15 ou nas páginas 15, 115, 215, 315, etc… ( isto é, só numa página predefinida, ou a partir desta, de cem em cem páginas). A primeira página predefinida não deverá ser muito alta tendo em conta que existem documentos com poucas páginas.

2. O Registo

Após ser carimbado, todo o documento deve ser registado com uma numeração sequencial de ordem de entrada. O registo é uma operação administrativa que tem como objectivo inventariar todo o tipo de documentos que constituem o fundo documental de uma Biblioteca.

3. A Classificação

A classificação é um procedimento que consiste em dispor os documentos obedecendo a uma linguagem de classificação previamente estabelecida. Entre nós é a CDU, Classificação Decimal Universal – Tabela de Autoridade que possibilita que, a partir desse catálogo, os documentos possam ser facilmente localizáveis nas estantes de uma prateleira da Biblioteca.

4. A Catalogação

Define-se a catalogação como a operação que consiste na descrição dos dados bibliográficos associados a um documento (descrição física deste), num suporte – ficha – com a finalidade de o identificar para posterior recuperação. A metodologia a seguir, com base nas Regras Portuguesas de Catalogação – RPC – pressupõe o seguimento rigoroso dos princípios e critérios por elas estabelecidos e o conhecimento das Fontes de Informação donde se retiram os elementos de descrição bibliográfica.

A catalogação de um documento é feita uma única vez, dando origem à chamada ficha de base ou matriz.

5. A Cotação

A cota é o código que facilita a localização dum documento para além de estabelecer uma ligação entre os dados relativos ao documento (descritos na ficha bibliográfica) e o documento arrumado na estante.

6. A Etiquetagem

Tal como o nome indica, é a aposição, no fundo da lombada do documento, de uma etiqueta que tem de conter a cota respectiva para arrumação do documento e a sua posterior recuperação nas estantes da Biblioteca.

7. A Arrumação

Depois de todo o tratamento do documento este deverá ser arrumado em local próprio, consoante o seu tipo, seguindo um critério temático de acordo com a indexação e com a organização do espaço físico da Biblioteca. Para o documento ser arrumado deve ter tido o tratamento técnico acima descrito : carimbagem, registo, catalogação, classificação, indexação e cotação. Como a atribuição da cota se baseou na notação C.D.U.(Classificação Universal Decimal – Tabela de Autoridade), os documentos irão, então, ser arrumados por assuntos.

A CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

As classificações estruturadas de documentos têm o mérito ( de grande utilidade para o leitor) de organizarem por conjuntos os documentos por temas afins e permitir a sua fácil e atempada recuperação nas estantes a partir de um assunto principal. Os elementos necessários para a classificação vão variar com o tipo de documentos em causa – material livro, e não-livro. Tais elementos deverão ser destacados de onde quer que se encontrem: dos próprios documentos a classificar (capas, rostos, páginas…), e acerca dos próprios documentos (enciclopédias, dicionários, bibliografia diversa…).

Optando-se, assim, por uma Biblioteca de acesso livre, haverá toda a vantagem em recorrer a um processo de ordenação por assuntos e matérias, de modo que todas as obras de conteúdos afins se organizarem umas juntas das outras, permitindo ao utente/leitor uma maior facilidade na detecção de fontes para a investigação a realizar. Uma grande vantagem será adoptar na Biblioteca Escolar, a C.D.U. (Classificação Universal Decimal – Tabela de Autoridade), porque, além de permitir ao aluno adquirir experiência que lhe vai ser útil no recurso a outras bibliotecas, este modelo de sistematização apresenta-se como um processo generalizado, que dá todas as garantias de sucesso.

O QUE É A CDU?

A Classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema internacional de classificação de documentos. Baseia-se no conceito de que todo o conhecimento pode ser dividido em 10 classes principais, e estas podem ser infinitamente divididas numa hierarquia decimal. É o esquema de classificação utilizado em grande parte das bibliotecas, enquadrado numa divisão física por áreas departamentais (Engenharias Alimentar, Civil, Mecânica e Electrónica) e por áreas comuns (Informática, Metodologia, Ciências Sociais e Matemática). As principais divisões da CDU são:

0 – Generalidades. Informação. Organização.

1 – Filosofia. Psicologia. Lógica. Moral.

2 – Religião. Teologia.

3 – Ciências Sociais. Economia. Direito. Política. Assistência Social. Educação.

5 – Ciências Puras. Matemática. Ciências Naturais.

6 – Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia.

7 – Arte. Belas-Artes. Recreação. Diversões. Desportos.

8 – Linguagem. Linguística. Literatura.

9 – Arqueologia. Geografia. Biografia. História.

Os documentos são classificados de acordo com o assunto principal que determina a cota que lhes é colocada na lombada e são arrumados na estante com o número de classe atribuído. Caso existam poucos livros para justificar a atribuição de uma estante a essa classe, estes são colocados na estante com a classificação decimal hierarquicamente superior, existente na Biblioteca.

Exemplo: 550.34 Sismologia, como existem poucos exemplares com esta classificação, poderão ficar arrumados em: 55 Geologia.

Se tomarmos uma classe principal, por exemplo, 6 – Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia.

Podemos ver como se subdivide:

61 Ciências Médicas.

62 Engenharia. Tecnologia em Geral.

63 Agricultura. Silvicultura. Agronomia. Zootecnia.

64 Ciência Doméstica. Economia Doméstica.

65 Organização e Administração da Indústria, do Comércio e dosTransportes.

66 Tecnologia Química. Indústrias Químicas.

67 Indústrias e Ofícios Diversos.

68 Indústrias, Artes e Ofícios de Artigos Acabados.

69 Construção Civil. Materiais de Construção. Prática e Processos deConstrução.

A subclasse 62 Engenharia. subdivide-se por sua vez em:

620 Engenharia em Geral. Testes dos Materiais. Energia.

621 Engenharia Mecânica.

622 Engenharia de Minas.

623 Engenharia Naval e Militar.

624 Engenharia Civil e Estruturas em Geral. Infra-estruturas. Fundações. Construção de Túneis e de Pontes. Superestruturas.

Por exemplo 624 Engenharia Civil divide-se em áreas diferentes que podem por sua vez ser divididas novamente em áreas ainda mais especializadas. Por exemplo:

624.01 Estruturas e elementos estruturais segundo o material e o processo de construção.

624.011 Estruturas e materiais de origem orgânica.

624.012 Estruturas de alvenaria.

624.012.45 Estruturas de betão armado.

624.1 Infra-estruturas das construções. Fundações. Construção de túneis.

624.2/.8 Construção de pontes……….etc.

e assim infinitamente…

Regras Portuguesas de Catalogação

A História da catalogação

Por José Carlos Sottomayor

“Na acepção da biblioteconomia, catalogar um documento significa, fazer a sua descrição e definir os elementos necessários e suficientes para a correcta identificação. Olhando para a história da catalogação, podemos dizer que os catálogos tiveram as suas raízes na Antiguidade. No século XIII em diferentes mosteiros aparecem catálogos manuscritos dos seus acervos. Com a rápida evolução na produção dos impressos depois da invenção de Guttenberg, as bibliotecas cresciam mais depressa e precisavam de uma organização mais cuidada.

Em 1545 o bibliógrafo e naturalista suíço Konrad Gesner publicou uma bibliografia organizada alfabeticamente por autores, a qual foi acrescentada 3 anos depois, de um índice de assunto. Este autor pretendeu citar todas as obras impressas publicadas no mundo. Andrew Maunsell, livreiro inglês, em 1695 determinou os elementos básicos para a descrição bibliográfica. A primeira tentativa de elaboração de um código nacional de catalogação, em que as referências seriam organizadas em fichas, foi da responsabilidade do governo francês em 1791, o qual publicou as instruções para a organização das bibliotecas. A primeira sistematização de um moderno corpo de regras de catalogação foi elaborado em 1840 pelo bibliotecário Anthony Panizzi, em conjunto com os seus colaboradores do “British Museum”.

Em Portugal

Em Portugal, a primeira tentativa de estabelecer regras de catalogação aconteceu em 1819 pelo bibliotecário da Real Livraria do Convento de Mafra, Frei João de Santa Ana. O então Chefe da Divisão dos Serviços Técnicos da Biblioteca Nacional, Raúl Proença, levou a efeito o maior trabalho de sistematização de umas regras de catalogação portuguesas, as quais eram constituídas por 840 regras, publicadas em folhas individuais.

Este corpo de normas teve em consideração as regras publicadas em 1908 pela “American Library Association”, as alemãs “Instruktion” e as espanholas “Instrucciones”. Raúl Proença não teve oportunidade de completar este trabalho. A publicação dos princípios de catalogação adoptados na conferência de Paris em 1961 e de outros documentos internacionais que foram tidos em consideração, levaram em 1972 a ser elaborado o “Anteprojecto das Regras Portuguesas de Catalogação”, a que se seguiu em 1975 a edição policopiada do: “Projecto das Regras Portuguesas de Catalogação”. Para a redacção do Anteprojecto e do Projecto colaboraram os mais ilustres bibliotecários portugueses, sendo o trabalho coordenado pelo distinto e esclarecido Dr. Armando Nobre de Gusmão.

Por despachos em 1982, do então Ministro da Cultura, foi determinada a publicação das “Regras Portuguesas de Catalogação”e designados para a sua realização os bibliotecários Armando Nobre de Gusmão, Fernanda Maria Guedes de Campos e o autor deste artigo. Finalmente em Maio de 1984 foi publicado o volume das “Regras Portuguesas de Catalogação”. Havia a intenção, conforme expresso no final do “Preâmbulo” das Regras, de publicar mais dois volumes. As RPC estão estruturadas de harmonia com o Anteprojecto e com o Projecto. Foram tidas em consideração as normas ISBD publicadas pela IFLA sobre a descrição de monografias e das publicações em série. O condicionalismo das RPC à estrutura dos anteriores Anteprojecto e Projecto revelou na sua redacção a vinculação à forma de catálogos em fichas, o qual se veio a revelar desajustada, passados poucos anos, face aos formatos normalizados legíveis por sistemas de gestão informática de biblioteca e, em especial, do formato bibliográfico UNIMARC adoptado em Portugal. Expurgadas desses aspectos, as RPC continuaram a desempenhar um papel muito importante para todos os técnicos que necessitam de tratar do ponto de vista catalográfico os documentos.

O constante aparecimento de novos suportes de documentos, como por exemplo os documentos electrónicos de acesso remoto, levou a IFLA a elaborar novas ISBD e a encetar um processo de revisão das já existente. Num diálogo constante com a Dra. Fernanda Maria Campos, foi decidido que eu podia proceder à tradução para português da ISBD(M), revisão de 2002, e da ISBD(G), revisão de 2004. Estas traduções foram aprovadas pela IFLA e editadas no primeiro semestre de 2005. A revisão da ISBD(M), a substituição da ISBD(S) pela ISBD(CR) e a publicação da actualização de 2004 das “Anglo-American Cataloguing Rules”, 2 edição, revisão de 2002, mostraram que se tornava necessário proceder a uma alteração da forma e do conteúdo das Regras Portuguesas de Catalogação.”


One response »

  1. Ao me deparar com os conceitos em questão, incontinente percorri sua trajetória, ficando muito satisfeito com a linguagem e definições bem fundamentadas, mormente para a revisão de profissionais e/ou interessados em atualizações.
    Parabéns.

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